Privacystatement Ovidio

Dit is het privacystatement van Ovidio.

Wij zijn er bij Ovidio van overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van onze opdrachtgevers, werknemers, alsook van onze andere relaties en bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Gegevens die wij verwerken van websitebezoekers

Je kunt onze website in het algemeen bezoeken zonder je persoonsgegevens met ons te delen. Wel verzamelen we, net als veel andere websites, bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van onze websites. Je kunt hierbij denken aan het Internet Protocol (IP)- adres van je computer, het IP-adres van je Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website die je bezoekt, de pagina’s van de website die je hebt bezocht en de informatie die je hebt bekeken, informatie over het type apparaat wat je gebruikt voor je bezoek aan de site, de geo-locatie waar je je bevindt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van deze website en systeembeheer, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Ovidio maakt gebruik van cookies. Die cookies slaan geen persoonsgegevens op, maar zorgen ervoor dat de website goed werkt. Daarnaast gebruiken we de informatie van de cookies om de website te optimaliseren. Voor meer informatie over onze cookies verwijzen we naar onze cookieverklaring.
Naast cookies maken we gebruik van webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Op die manier kunnen we onze website blijven verbeteren.

Onze website kan verwijzingen en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van anderen bevatten. Dit privacystatement is niet van toepassing op deze websites en wij raden je aan het privacybeleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat je op de hoogte bent van hoe zij met jouw privacy omgaan.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen je gegevens alleen wanneer je je gegevens zelf invult of achterlaat op onze website (bijvoorbeeld via het contactformulier), ons mailt, belt of je op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

We kunnen ook gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen met de vraag of je interesse hebt in meer informatie. Dit doen we conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om jouw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening. Hierbij kun je denken aan het geven van informatie, het verwerken van offerteaanvragen, het inplannen van afspraken, toekennen van accreditatie etc.

Meer specifiek worden je persoonsgegevens gebruikt om:

  • je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers zelf;
  • je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jouw interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
  • een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
  • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
  • het toe kunnen kennen van accreditatiepunten.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Je bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

  • NAW gegevens,
  • e-mail adres,
  • telefoonnummer,
  • geslacht
  • antwoorden op vragenlijst (al worden deze gegevens geanonimiseerd voordat ze worden verwerkt).

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?

Ovidio kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, de NVO en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland, maar blijven altijd binnen de EU. Ovidio heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

  • Wanneer er geen opdracht door Ovidio is uitgevoerd

Jouw gegevens zijn tot twee jaar na het laatste contact met Ovidio indien er geen opdracht door Ovidio is uitgevoerd. Je krijgt twee jaar na het laatste contact een bericht van ons, met de vraag of we je gegevens mogen behouden. Indien je hier niet op antwoord, of je wilt dat wij jouw gegevens niet langer bewaren, worden jouw gegevens verwijderd.

Indien je geen mail meer van ons wilt ontvangen kun je jezelf per mail uitschrijven. We sturen je dan geen berichten meer.

Ovidio bewaart je gegevens onder strikte  voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden je gegevens definitief verwijderd.

  • Indien Ovidio wel een opdracht voor jou heeft uitgevoerd / of je deel hebt uitgemaakt van één van onze trainingen.

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het afronden van onze opdracht / training.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Ovidio. Ovidio houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

  • Persoonsgegevens van zakelijke relaties

Het gaat hier om contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

Ovidio verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen

  1. voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en
  2. een zakelijke relatie te onderhouden en
  3. een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

Ovidio kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan deelnemers van de door jouw organisatie afgenomen training, onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens Ovidio diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Ovidio hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Ovidio heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Recht op inzage en wijzigen of verwijdering van jouw gegevens (recht op vergetelheid)

  • voor deelnemers van trainingen, geïnteresseerden en opdrachtgevers

Wanneer je jouw gegevens wilt wijzigen, verwijderen of inzage wenst in je totale persoonsgegevensverwerking dan kun je daartoe schriftelijke (bijvoorbeeld per mail) contact opnemen met jouw contactpersoon bij Ovidio. Dit kan ook via info@ovidio.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om jezelf adequaat te identificeren. Indien je een beroep doet op je recht van vergetelheid, dan zullen wij daar – indien gerechtvaardigd en toegestaan op grond van geldende wet- en regelgeving – gehoor aan geven door al je gegevens die bij ons zijn verwerkt te wissen.

Ovidio kan hiervoor een (geringe) kostenvergoeding vragen.

  • voor overige relaties:

Je hebt recht op inzage, wijziging en verwijdering van de over jouw geregistreerde persoonsgegevens. Je kunt daartoe contact opnemen met met Ovidio via info@ovidio.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om jezelf adequaat te identificeren. Indien je een beroep doet op je recht van vergetelheid, dan zullen wij daar – indien gerechtvaardigd en toegestaan op grond van geldende wet- en regelgeving – gehoor aan geven door al je gegevens die bij ons zijn verwerkt te wissen.

Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (recht van dataportabiliteit)

Indien je een rechtmatig beroep doet op je recht van dataportabiliteit, zullen wij de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm (te weten: in de vorm van één of meerdere CSV-bestanden) aan je ter beschikking stellen of – indien je dat verzoekt – overdragen aan een door jou aan te wijzen derde. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om jezelf (en de eventuele derde) adequaat te identificeren.

Beveiliging

Ovidio doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Ovidio met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door Ovidio, dan kun je schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via info@ovidio.nl.

Is er sprake van (een vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden via info@ovidio.nl.

Wijzigingen

Ovidio kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement. Het meest actuele Privacystatement is te allen tijde in te zien op de website van Ovidio.

Expliciete toestemming

Door akkoord te gaan met dit Privacystatement stem je expliciet in met hetgeen is opgenomen in dit statement.

Datum laatste aanpassing: 13 juni 2018